Receber questionário de segurança de um cliente, lidar com dados sensíveis de processos e ainda responder por incidentes internos não é mais uma exceção na rotina jurídica. Nesse cenário, a dúvida sobre se escritório de advocacia precisa DPO surge com frequência, e a resposta curta é: depende da estrutura, do volume de dados, do nível de exposição e da cobrança regulatória e contratual que o escritório enfrenta.
A resposta longa é a que realmente importa. Muitos sócios procuram uma regra simples, quase binária, como se a necessidade de um encarregado estivesse definida apenas pelo porte do escritório. Na prática, a decisão passa menos pelo número de advogados e mais pela forma como os dados pessoais circulam, são acessados, armazenados e compartilhados em um ambiente que lida diariamente com informações confidenciais.
Escritório de advocacia precisa de DPO em todos os casos?
Nem sempre. A LGPD trabalha com a figura do encarregado pelo tratamento de dados pessoais, conhecido no mercado como DPO, mas isso não significa que todo escritório, em qualquer contexto, precise estruturar essa função da mesma maneira. Existe diferença entre ter uma obrigação formal, ter uma necessidade operacional e ter uma exigência comercial imposta por clientes corporativos.
Um escritório boutique com poucos profissionais, processos internos bem controlados e baixo volume de tratamento pode ter um cenário diferente de uma banca com múltiplas áreas, atuação nacional, acesso remoto, terceiros integrados e grande circulação de dados pessoais e dados sensíveis. Os dois lidam com risco, mas o grau de complexidade não é o mesmo.
Também existe um ponto que costuma ser ignorado: em escritórios de advocacia, a sensibilidade das informações quase sempre é maior do que o porte faz parecer. Um time enxuto pode guardar documentos de ações trabalhistas, contratos empresariais, pareceres estratégicos, dados financeiros, informações de executivos, procurações, documentos pessoais e registros de investigações internas. Isso eleva o impacto de qualquer falha.
O que o DPO faz na prática dentro de um escritório
Quando a função é bem definida, o DPO não serve apenas para “cumprir tabela”. Ele atua como referência para temas de privacidade, orienta fluxos internos, apoia respostas a titulares, organiza políticas e ajuda o escritório a reduzir exposição jurídica, operacional e reputacional.
Na rotina, isso pode significar revisar como dados entram no escritório, quem acessa pastas e sistemas, como ocorre o compartilhamento com clientes e correspondentes, por quanto tempo arquivos são mantidos e como a banca responde a um incidente. Em muitos casos, o problema não está na ausência de boa vontade, mas na falta de governança mínima.
É aí que a função ganha valor. O encarregado ajuda a transformar obrigação difusa em processo claro. Para sócios e gestores, isso traz controle. Para clientes, transmite maturidade. Para a operação, evita improviso justamente quando o escritório mais precisa de resposta rápida.
DPO não é sinônimo de área grande
Um erro comum é imaginar que só grandes estruturas podem ter essa função. Na verdade, o modelo pode variar. Em alguns escritórios, o DPO atua de forma interna. Em outros, a função é terceirizada ou acumulada com apoio especializado, desde que exista independência, capacidade técnica e processo definido.
O ponto central não é montar uma estrutura pesada. É garantir que haja alguém responsável por coordenar o tema, dar direcionamento e manter consistência. Sem isso, a privacidade fica pulverizada entre administrativo, TI, RH e jurídico, e ninguém enxerga o risco por inteiro.
Quando a nomeação faz mais sentido
Se o escritório atende empresas maiores, participa de operações com due diligence, responde questionários de segurança, trata alto volume de dados de empregados, consumidores ou pacientes, ou ainda lida com informações sensíveis de forma recorrente, a função de DPO tende a fazer mais sentido.
Isso também vale para bancas que operam com trabalho híbrido, múltiplas unidades, acesso remoto frequente e uso intenso de serviços em nuvem. Quanto mais pontos de contato, mais chance de falhas de acesso, retenção inadequada, compartilhamento indevido ou ausência de trilha clara de responsabilidade.
Há ainda uma pressão de mercado. Muitos departamentos jurídicos e clientes institucionais já não perguntam apenas se o escritório “cumpre a LGPD”. Eles querem entender quem responde por privacidade, como incidentes são tratados, como acessos são controlados e quais práticas sustentam a confidencialidade. Nessa hora, não basta dizer que o tema está “com o time”. É preciso mostrar governança.
O risco de tratar a função só como formalidade
Nomear um encarregado no papel, sem processo, autonomia ou apoio técnico, cria falsa sensação de segurança. Isso é especialmente perigoso em escritórios de advocacia, porque a reputação depende de discrição, previsibilidade e confiança.
Se ocorre vazamento de documentos, exposição de dados de clientes, perda de arquivos por falha operacional ou envio indevido de informações, a pergunta não será apenas quem errou. A pergunta será se o escritório tinha mecanismos razoáveis de prevenção, resposta e supervisão. Um DPO sem estrutura não resolve isso.
Por isso, a discussão correta não é apenas “preciso nomear?”. A pergunta mais útil é “o meu escritório consegue demonstrar controle sobre o tratamento de dados?”. Se a resposta for incerta, a necessidade de uma função dedicada ou apoiada por especialista se torna mais evidente.
DPO, segurança da informação e continuidade
Privacidade não caminha sozinha. Em escritório de advocacia, ela depende de segurança da informação e de continuidade operacional. Não adianta ter política de privacidade se usuários compartilham senhas, se arquivos críticos não têm backup confiável, se o acesso remoto é frágil ou se o escritório não sabe reagir a ransomware.
É por isso que a análise sobre DPO precisa ser feita junto com a realidade tecnológica da banca. O encarregado pode orientar o tratamento de dados, mas a proteção efetiva exige controles concretos. Gestão de acessos, treinamento de equipe, revisão de vulnerabilidades, retenção de dados, monitoramento e plano de resposta a incidentes fazem parte da mesma equação.
Para o gestor jurídico, isso importa por um motivo simples: o impacto de uma falha não é apenas regulatório. Ele atinge prazos, atendimento, confiança do cliente, faturamento e capacidade de operação. Um escritório pode até sobreviver a um incidente técnico. O que nem sempre sobrevive é a percepção de confiabilidade.
O que avaliar antes de decidir
A decisão sobre ter ou não um DPO deve considerar alguns fatores objetivos. Entre eles estão o volume e a sensibilidade dos dados tratados, a quantidade de pessoas com acesso, a dependência de sistemas e terceiros, a exigência de clientes corporativos e a maturidade dos controles internos.
Se o escritório não mapeou minimamente seus fluxos de dados, já existe um sinal de alerta. Se não sabe quem acessa o quê, por quanto tempo documentos ficam armazenados ou como responderia a um pedido de titular, o risco é maior do que parece. Nesses casos, a função de encarregado tende a deixar de ser um tema abstrato e passa a ser uma necessidade de gestão.
Escritório pequeno pode terceirizar essa função?
Pode, e muitas vezes esse é o caminho mais racional. Nem todo escritório precisa contratar um profissional exclusivo. Para bancas pequenas e médias, faz mais sentido contar com apoio especializado que una leitura regulatória, operação prática e visão de segurança aplicada ao ambiente jurídico.
Isso evita dois extremos ruins: deixar o tema sem dono ou jogar a responsabilidade em alguém sem tempo, preparo ou autoridade. A terceirização bem estruturada permite acesso a orientação técnica, definição de processos e interlocução mais segura com clientes e titulares, sem inflar a estrutura interna.
Mas terceirizar não significa transferir toda a responsabilidade. O escritório continua sendo responsável por sua governança, por suas decisões e por seus controles. O parceiro certo ajuda a sustentar essa capacidade com método, clareza e acompanhamento contínuo.
A pergunta certa não é só jurídica
Quando um sócio pergunta se escritório de advocacia precisa de DPO, ele normalmente está pensando em obrigação legal. Só que a resposta mais madura envolve gestão de risco, posicionamento de mercado e proteção da operação.
Em muitas bancas, a nomeação passa a fazer sentido antes mesmo de qualquer imposição formal, porque o escritório já precisa responder melhor a clientes, organizar fluxos internos e reduzir exposição em um ambiente de crescente cobrança. Ter alguém responsável por coordenar privacidade não elimina risco, mas reduz improviso, fortalece a governança e melhora a capacidade de resposta.
Para escritórios que querem proteger informações confidenciais sem transformar o tema em burocracia, o melhor caminho é avaliar a realidade operacional com frieza. Onde há dados sensíveis, múltiplos acessos, exigência de clientes e dependência tecnológica, a função de DPO deixa de ser apenas uma dúvida regulatória e passa a ser uma decisão de proteção do negócio.
Se o seu escritório ainda trata privacidade como assunto secundário, este é um bom momento para corrigir a rota com critério. Em um mercado em que confiança vale tanto quanto competência técnica, proteção bem estruturada não é excesso. É base para continuar operando com segurança e tranquilidade.
